Det här är det fjärde nyhetsbrevet från Kristinehamns kommun som handlar om den pågående översynen av samhällsbyggnadsfrågor. Brevet vänder sig till dig som är verksam inom det lokala näringslivet och föreningslivet, eller är invånare i Kristinehamn.
 

Nu är översynen av kommunens samhällsbyggnadsprocess klar. Under ett drygt år har Great Consulting hjälpt Kristinehamns kommun med detta arbete, med målet att nyttja kompetenser bättre och skapa ännu bättre kundupplevelser för de medborgare, företagare och organisationer som på olika sätt möter kommunen i sin vardag.
 

– Det har varit otroligt spännande att arbeta med dessa frågor och det finns ett stort engagemang för samhällsbyggnadsprocessen i Kristinehamn. Det har varit extra roligt att lyssna på företag som beskriver ett bra företagsklimat och ett gott bemötande, inte minst från Näringslivssamverkan i Kristinehamn AB, Närsam. Utmaningarna nu handlar huvudsakligen om att hitta en samstämmighet internt i kommunen och jobba ännu tydligare tillsammans mot gemensamma mål. Men viljan och ambitionen är god, och därmed även förutsättningarna för att kunna ta nästa steg i detta arbete, säger Ulrika Riseby, konsult på Great Consulting Nordic AB och ansvarig för översynen.
 

Under översynen har konsultföretaget Great samlat externa och interna perspektiv, dels genom riktade enkäter och dels genom telefonintervjuer med representanter från näringslivet, föreningslivet och berörda tjänstepersoner på Närsam och på Kristinehamns kommun.
Kartläggningens huvudsakliga fokus har varit företagens upplevelser av kommunens samhällsbyggnadsprocess.

Att arbeta med företagsklimatet är en viktig fråga för många i kommunen. Ett gott företagsklimat är en viktig kugge i den kommunala välfärden. I Kristinehamn är näringslivsfrågorna organiserade i det kommunalägda bolaget Närsam.
– Företagen möter kommunen i många olika situationer, som kräver olika typer av service. Det kan till exempel handla om tillgång till grundläggande information, inför etablering av ny verksamhet och om myndighetsutövning. Generellt upplever man att utvecklingen går åt rätt håll, men det finns också en ömsesidig önskan om mer förståelse för varandras förutsättningar, behov och utmaningar. Vår analys landar i att näringslivsfrågorna som idag huvudsakligen ligger hos Närsam, behöver knytas närmare kommunen, för att frågorna berör flera kommunala verksamheter än de som Närsam ansvarar för, säger Ulrika Riseby.
 

Andra särskilt viktiga områden som pekas ut i slutrapporten är kommunens service, dialog och information samt samverkan och helhetssyn. Dessa områden omfattar bland annat handläggarrollen, förvaltningarnas serviceskyldighet, tillgänglighet och bemötande.
– Många av de utmaningar som vi har identifierat i vår kartläggning bottnar i en gemensam nämnare, förmågan att skapa samsyn och hitta en gemensam röst framåt. Förutom att det är djupt mänskligt att i sin expertroll utgå från sitt perspektiv, bygger också våra byråkratier på just avgränsade uppdrag som en förutsättning för en större helhet. Men utifrån kan detta upplägg skapa begränsningar för den som behöver servicen, säger Ulrika Riseby och fortsätter:

– Därför måsta kommuner jobba med en övergripande vision och ett förhållningssätt som bygger på ömsesidig respekt för varandras uppdrag. Och för att lyckas behöver man hitta strategier för att kunna se på den här typen av frågor, på samma sätt. En lösning som vi ser är att inrätta en överbryggande funktion som kan lyfta samhällsbyggnadsfrågorna till en övergripande, strategisk nivå och på så sätt också skapa en högre legitimitet för detta arbetsfält inom den kommunala organisationen, säger hon.
 

Översynen av kommunens samhällsbyggnadsprocess är klar och slutrapporten riktar särskild fokus på fyra områden: företagsklimat, kommunens service, dialog och information samt samverkan och helhetssyn. Utmaningen framåt är att hitta vägar till
färre stuprör och närmare samarbete inom den kommunala organisationen.

– Det är väldigt tydligt att vi behöver jobba ännu mer med samsyn inom organisationen, det är en stor utmaning vi har. Det görs mycket bra saker internt och vi håller en hög kompetensnivå inom flera fält men medborgare, företagare och organisationer möter oss som en kommun, oavsett vilken fråga det handlar om, och därför måste vi också tala med en sammanhållen röst mycket mer än vi gör idag, säger Martin Willén.
– Slutrapporten har nyligen presenterats för förtroendevalda och för berörda tjänstepersoner, nu behöver analysen landa innan vi kan gå vidare och ta fram en handlingsplan, menar han.
 

Målet med kommunens samhällsbyggnadsprocess är att bli mer enhetlig och ha ett tydligare utifrån och in-perspektiv. Därför har kartläggningen huvudsakligen byggt på enkätsvar och djupintervjuer med aktörer som på olika sätt möter kommunen i sin vardag som medborgare, företagare eller ideella krafter. Dessa röster utgör grunden för den analys som nu är genomförd av konsultföretaget Great.
– För mig är det oerhört viktigt att vi lyssnar på de synpunkter som finns om Kristinehamns kommun, både de som är positiva och de som skaver. Bara på så sätt kan vi få in viktiga inspel som kan leda oss framåt och skapa utveckling, säger Martin Willén.

I rapporten etableras tre begrepp kopplade till tjänstepersonernas olika roller i den kommunala organisationen: fixande konsulter, strikta byråkrater och empatiska byråkrater. De fixande konsulterna och de strikta byråkraterna är varandras ytterligheter. Polariseringen dem emellan driver dem emot varandra och kan skapa en del frustration.

Den tredje gruppen, den empatiska byråkraten är en mix av båda. Denna grupp tar i mycket större utsträckning ansvar för helheten, identifierar hinder och agerar problemlösare. De har också en god kunskap om lagstiftning och en förmåga att motivera och förklara ofta krångliga regelverk.
– Den här beskrivningen av våra olika roller som presenteras i slutrapporten sätter fingret på de svårigheter som medborgare, företagare och organisationer kan möta i kontakten med kommunen. Jag tycker att resultatet är väntat men vi har nog tidigare saknat möjlighet att se sambanden så här tydligt. Och ska vi bli fler empatiska byråkrater måste vi nu samla oss och hitta nya arbetsmetoder för att skapa förståelse och respekt för de olika uppdragen som ingår i hela samhällsbyggnadsprocessen, säger Martin Willén.
 

I slutrapporten presenteras inga lösning på de utmaningar som kommunen står inför, däremot finns en del rekommendationer. Några exempel är införande av en gemensam lotsfunktion med inriktning mot samhällsbyggnadsprocessen, ett inrättande av en näringslivschefstjänst med ansvar för näringslivs- och tillväxtfrågor i hela kommunen samt ett näringslivspolitiskt råd.

–  En del av de förslagen som Great presenterar innebär större förändringar i våra arbetssätt och viktiga samtal har påbörjats i olika grupper utifrån slutrapporten. Jag behöver lyssna in reflektioner, tankar och idéer på möjliga vägar framåt, men vi har redan börjat gjora en del förändringar för att möta behovet av mer samsyn.
Till exempel har vi idag en bättre samordning inom arbetet med etableringar, flera interna funktioner ses regelbundet i samhällsbyggnadsberedning och vi har inrättat en byggkoordinator för att handlägga enklare bygglovsärenden. I nästa steg kommer vi att formulera tänkbara åtgärder framåt och i vissa fall förbereda nödvändiga politiska ställningstaganden, säger Martin Willén.

Byggkontoret på Miljö- och stadsbyggnadsförvaltningen har sedan 1 mars inrättat en tjänst som byggkoordinator för att handlägga enklare ärenden. Förvaltningen har lyssnat och tagit till sig inkomna synpunkter från företagare och medborgare, för att i nästa steg skapa den nya funktionen för att snabba på handläggningen och öka effektiviteten.

– Alla vill förstås ha sina bygglov snabbt, säger Lisa Bäckström byggchef på kommunen, och med den nya funktionen har vi ökat servicen eftersom enklare ärendena kan handläggas direkt.

Linda Bååth, som tidigare hade en tjänst som byggadministratör har nu en utvecklad roll som byggkoordinator. Det innebär att Linda istället för att skicka alla ärenden vidare till bygghandläggare själv kan svara på frågor och hantera ärenden om skyltar, plank och andra enklare bygglovsärenden. Det här gör att de enkla frågorna hanteras snabbare och innebär att bygghandläggarna får mer tid till de mer komplicerade ärendena. Det är ett effektivare sätt att arbeta och kan leda till att handläggningstiden för bygglov kommer att kortas.